Desde a antiga Portaria 1510/09, as empresas podiam fazer o controle da jornada de trabalho através do REP (Registro Eletrônico de Ponto). Com isso, não era somente a entrada e saída dos funcionários que ficava registrada no equipamento, mas também o arquivo fiscal.
Desse modo, para que o Auditor Fiscal do Ministério do Trabalho e Emprego pudesse fazer a vistoria de cada empresa, o REP emitia o arquivo fiscal. Esse arquivo contém diversos dados, como a carga horária do funcionário, o número do PIS (Programa Integração Social) dele, o CNPJ da empresa, dentre outras informações.
Por conta disso, cabe ao RH tomar cuidado do arquivo e garantir que ele não sofra danos que prejudiquem a empresa futuramente. Pensando nisso, no artigo a seguir traremos quais são os principais problemas causados por erros no tratamento desse arquivo e como resolver esses problemas com uma solução muito mais otimizada e moderna.
O que é arquivo fiscal?
Pois bem, antes de saber quais são os riscos do tratamento incorreto destes documentos, é preciso saber o que eles são e o que representam.
Sendo assim, o arquivo fiscal é o arquivo emitido pelo REP que reúne todas as informações dos profissionais em atividade na empresa. Por meio de um código gerado pelo equipamento, é possível saber o horário exato em que cada colaborador registrou o ponto.
Este documento, portanto, tem como principal objetivo o controle do RH sobre a carga horária e o cumprimento da jornada pelos funcionários. Em caso de erros na marcação da entrada e saída, o arquivo fiscal pode ser usado para ajustar os dados.
Além disso, outra função do arquivo é fornecer informações ao Poder Público. Isso porque, de tempos em tempos, o MTE envia um de seus auditores fiscais para avaliar as condições de trabalho das empresas e fazer os demais controles de qualidade.
Sendo assim, entre os documentos usados pelos fiscais é o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados), que já trazem todos os dados tratados, com detalhes completos sobre o ponto, carga horária e muito mais.
Aliás, vale ressaltar a diferença entre AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AFDT. O primeiro é uma espécie de preliminar, onde a empresa pode verificar se os dados estão corretos e, se necessário, corrigi-los. Já o AFDT é o documento consolidado, que não pode ser mudado, uma vez que serve de parâmetro para o MTE.
A importância de cuidar dos arquivos fiscais no registro de ponto
Com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), todas as empresas se tornaram responsáveis por manter em segurança os dados de seus funcionários. No entanto, os cuidados com o arquivo fiscal vão além das obrigações legais.
Os arquivos são importantes para melhorar os resultados da equipe de RH da empresa. Isso porque o documento fiscal fornece os dados da jornada de trabalho. Com esses dados, é possível melhorar diversos aspectos da empresa, como o custo-benefício de cada colaborador, por exemplo.
Além disso, o arquivo serve também para o controle financeiro da empresa. Isso porque, através do AFD (Arquivo Fonte de Dados), é possível controlar vários indicadores, como o número de horas extras ou faltas, por exemplo.
Outro exemplo nesse sentido é evitar multas e punições para a empresa. Ter o controle do arquivo fiscal significa ter mais facilidade em evitar que os trabalhadores estejam com carga horária acima do permitido ou com ausências sem justificativa.
Principais erros do tratamento do arquivo fiscal
O arquivo fiscal já é usado no setor de RH há algum tempo. No entanto, as mudanças recentes fazem com que hajam erros comuns em seu manuseio.
A maior parte destes erros foram eliminados pelo uso de softwares de registro de ponto. Com eles, a empresa tem backup de dados, evitando a perda de arquivos.
Porém, há ainda erros que não são tão facilmente evitados, como o cálculo de gastos por exemplo. Isso acontece porque, mesmo com a automatização do sistema, a parte financeira ainda é feita pela equipe de RH ou a equipe de finanças da empresa.
Portanto, veja a seguir alguns erros comuns no tratamento do arquivo fiscal e como evitar:
- Perda de dados: Por meio do nossos sistema de controle de ponto, a empresa não perde os dados, uma vez que a memória interna mantém guardado todos os arquivos e os mantém intactos;
- Falha de cálculos: Fazer o cálculo manual da jornada de trabalho já foi um erro bastante comum no RH. Agora, o sistema faz a consolidação destes dados de forma automática, a fim de evitar diferenças no registro de ponto;
- Custos excessivos: Este ainda é um erro passível, mesmo com um bom software de registro de ponto. Para evitá-lo, o indicado é avaliar as horas de trabalho dos funcionários e evitar que hajam trabalhos além do horário estipulado para eles.
